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南昌理工学院印章管理办法
日期:2018-05-26 16:54:22  浏览量:2637

南昌理工学院印章管理办法

 

为维护南昌理工学院印章使用的权威性、严肃性和安全性,保障南昌理工学院的正常利益和工作的顺利开展,现对南昌理工学院各类印章的使用管理作如下规定:

一、管理

1、南昌理工学院公章、合同专用章由南昌理工学院主要负责人指定专人保管。财务专用章、法定代表人私章、发票专用章由财务部指定两人分别保管。票据专用章由财务部指定专人保管。南昌理工学院部门印章由部门指定专人保管。统一公安局备案刊刻。

2、南昌理工学院设立印章管理登记制度,使用以及领取、归还印章时应予以登记和审批。

3、南昌理工学院各部门一律不得自行刻制公章。

二、保管

1、印章保管须有记录,注明公章名称、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息,以上记录须存档。

2、保管人员要树立高度的责任心,保证印章保管和使用的安全。除法人代表同意外,不得擅自转交他人保管。

3、保管人员应对文件内容和《印章使用审批单》上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章。

4、印章原则上不许带出南昌理工学院,对确需将印章带出使用的,应在填写《印章使用审批单》时载明事项,经法人代表审核同意后,由两人以上共同前往,方可携带使用。

5、印章保管必须安全可靠,加锁保存,不可私自委托他人代管。印章保管人因事离岗时,须另行指定人员暂代替,以免贻误工作。

6、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。

7、印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息,以上信息须存档。

三、使用范围

1、凡属以南昌理工学院名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖南昌理工学院公章。

2、凡属合同类的用合同专用章。

3、凡属财务会计业务的用财务专用章。

4、凡属银行信贷及营业收费业务用印鉴章(财务专用章、法定代表人私章、发票专用章)。

5、凡属营业收费收据及入库单等须加盖票据专用章。

6、凡属下发内部文件、通知时用南昌理工学院部门印章,这类印章对外使用无效,对内收款无效。

四、使用程序

(一)南昌理工学院行政公章、合同专用章使用程序

1、南昌理工学院各部门因公务需要加盖南昌理工学院行政公章的,由经办人填写《印章使用审批单》,经部门负责人签字,呈法人代表、校长或理事长审批。

2、南昌理工学院各部门因签订经济合同或与经济相关联的事宜,需加盖合同专用章的,由经办人填写《印章使用审批单》,经部门负责人签字,呈法人代表审批。

3、南昌理工学院员工因私事需出具证明而使用南昌理工学院行政公章的,由需使用的员工在南昌理工学院行政部门填写《印章使用审批单》,根据所证明的事项涉及的部门由相关部门负责人签字,呈法人代表、校长或理事长审批。

4、加盖印章时,将盖章的文件原件及批件存档保管,在确实无法留存原件时以复印件及批件存档保管。

5、未经法人代表同意,不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。

6、已盖章的文件若不能使用,必须交回销毁。

(二)印鉴章使用程序

1、财务部使用的常规性、一般性的表格、函件,如规范性的各类报表,由财务部负责人审批后,呈南昌理工学院负责人审批。

2、涉及银行信贷业务,由经办人填写《印章使用审批单》,经全体股东签字同意,呈法人代表审批。

3、财务部盖章,并将盖章文件的原件交行政部存档保管,在确实无法留存原件时以复印件存档。财务部使用的常规性、一般性的表格、函件,如规范性的各类报表等除外。

4、已盖章的文件若不能使用,必须交回财务部销毁。

(三)票据专用章使用程序

1、营业收费票据及入库单由票据保管人加盖票据专用章,专柜保管。

2、开票人按月领取、使用,并于次月1日交回给票据保管人,会计负责监交。

(四)南昌理工学院部门印章使用程序

1、南昌理工学院各部门因公务需加盖南昌理工学院部门印章,由经办人填写《印章使用审批单》,经负责人签字,呈南昌理工学院分管领导审批。

2、加盖印章时,将盖章的文件原件及批件存档保管,在确实无法留存原件时以复印件及批件存档保管。

 

五、有下列情况,相关印章须停用

1、南昌理工学院名称变动。

2、印章使用损坏。

3、印章被窃,声明作废。

六、印章停用注意事项

印章停用时须经南昌理工学院法人代表批准,及时将停用印章送南昌理工学院档案馆封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

七、违纪处理

违反以上规定者,南昌理工学院将追究相关人员的责任,若给南昌理工学院造成经济损失或不良社会影响者,南昌理工学院将追究其法律和经济责任。